Introdução
Fechar uma locação de forma eficiente não depende só de encontrar um inquilino interessado. Para isso, há diversas etapas que exigem organização, desde o primeiro contato à assinatura do contrato.
Cadastro, análise, garantia, conferência de documentos, elaboração do contrato, vistoria… Quando uma dessas etapas apresenta gargalos, toda a negociação pode ser afetada.
Neste artigo, preparamos um checklist com os principais pontos que sua imobiliária precisa observar para identificar esses gargalos, organizar seus processos e tornar a jornada de locação mais ágil, segura e eficiente, tudo sem abrir mão da segurança. Boa leitura!
O que torna um processo de locação realmente eficiente?
Antes de mais nada, é preciso reforçar: ganhar agilidade na locação não significa simplesmente fazer tudo mais rápido… E muito menos abrir mão da segurança para acelerar o fechamento de um contrato.
Um processo realmente eficiente é aquele que elimina etapas desnecessárias, reduz o trabalho manual e permite que cada fase da locação avance de maneira organizada.
Em outras palavras, é quando o processo é ágil, mas não compromete as análises e verificações necessárias para proteger a imobiliária, o proprietário e o inquilino.
Nesse sentido, três pilares são fundamentais: padronização, segurança e organização.
A padronização garante que a equipe saiba exatamente quais procedimentos seguir em cada etapa, evitando que a mesma atividade seja realizada de maneiras diferentes.
A segurança contribui para reduzir riscos durante processos como análise cadastral, escolha da garantia e formalização do contrato.
Já a organização permite que documentos, informações e responsabilidades estejam disponíveis no momento certo, evitando interrupções desnecessárias na negociação.
O que mais atrasa uma locação?
Frequentemente, a demora para concluir uma locação não está relacionada a uma única etapa, e sim na soma de pequenas tarefas, esperas e retrabalhos que se acumulam ao longo da jornada.
Esta soma trava completamente uma negociação que poderia avançar rapidamente.
Identificar esses gargalos é o primeiro passo para entender onde sua imobiliária está perdendo dinheiro. Separamos abaixo uma lista dos principais.
A começar pela solicitação excessiva de documentos. Quanto mais documentos o candidato precisar reunir e enviar, maior tende a ser o tempo necessário para iniciar e concluir a análise.
Aqui, vale contar com ferramentas como a análise cadastral do SAMA, que solicita apenas CPF e biometria facial.
A seguir, temos a conferência e preenchimento manual.
As atividades de digitar as mesmas informações em diferentes documentos, conferir dados individualmente ou transferir cadastros entre sistemas podem parecer pequenas quando analisadas isoladamente…
Mas, quando repetidas em todas as negociações, podem consumir muitas horas da equipe, desperdiçando tempo que poderia ser melhor investido em atividades mais estratégicas e rentáveis.
Seguindo com os exemplos de gargalos, a falta de padronização pode permitir com que cada colaborador conduza a locação de uma maneira diferente, gerando dúvidas sobre quais documentos solicitar ou quando avançar para a próxima etapa.
Em relação com os itens anteriores, o gargalo da informação descentralizada traz complexidade desnecessária à jornada de locação.
Quando um documento está no e-mail, uma informação no WhatsApp, outra em uma planilha e o restante dividido em vários sistemas, a equipe gasta muito tempo procurando esses dados para concluir as tarefas.
Isso pode gerar o próximo gargalo: o desperdício de tempo entre uma etapa e outra. Este pode ser gerado pela complexidade mencionada acima, pelo excesso de processos manuais…
Ou mesmo pela demora na aprovação do cadastro, realização de vistoria ou elaboração do contrato e coleta de assinaturas.
Agora que você já sabe quais são os principais gargalos que impedem uma jornada de locação ágil e segura, é hora de conferir se a sua imobiliária já está seguindo as melhores práticas para oferecer esta experiência aos seus inquilinos e locadores.
Checklist da locação eficiente: o que não pode faltar na sua imobiliária
Avalie cada etapa do seu processo atual de locação e verifique se a sua imobiliária já conta com os elementos necessários para tornar a jornada mais ágil, organizada e segura.
1. Análise cadastral rápida e segura
Ao avaliar sua análise cadastral atual, confira se consta os seguintes itens:
- Verificações antifraude para proteger locador e imobiliária
- Análise em várias fontes de pesquisa, não apenas SPC e Serasa
- Aprovação rápida, prevenindo perdas devido à demora
A análise cadastral é uma das etapas mais importantes da locação. Portanto, ela precisa ser criteriosa o suficiente para reduzir riscos, mas não pode se transformar em um processo excessivamente burocrático que atrase a negociação.
Aqui, recomendamos fortemente o SAMA, a garantia locatícia digital da AlugaMais. Além da garantia, o SAMA também atua como análise cadastral antifraude, conferindo mais de 32 fontes de pesquisa e unindo documentoscopia, processos jurídicos e muito mais para garantir a segurança da sua operação.
Além disso, o processo pode ser realizado digitalmente utilizando apenas CPF e biometria facial, simplificando a coleta de informações e reduzindo burocracias nessa etapa da locação.
2. Garantia locatícia definida sem burocracia
A escolha da garantia também pode se tornar um gargalo, pois alguns modelos tradicionais podem se revelar entraves para alguns perfis de inquilino.
Para solucionar este obstáculo, recomendamos adotar uma garantia locatícia digital como o SAMA e oferecê-la como alternativa, minimizando oportunidades perdidas por causa da garantia.
Portanto, nosso checklist de garantia locatícia eficiente seria:
- Modalidades de garantia bem definidas
- Condições transparentes para as partes
- Processo de contratação simples
3. Documentação organizada e centralizada
Documentos espalhados entre e-mails, aplicativos de mensagens, computadores e pastas compartilhadas tornam qualquer operação mais lenta.
Segue nossa checklist para solucionar este gargalo:
- Elaborar uma lista padrão de documentos necessários
- Definir um padrão para armazenamento organizado dos documentos
- Adotar uma única plataforma que centralize todas as informações, como o Aluguel.Ai
Além de ganhar agilidade, essa organização ajuda a preservar o histórico da locação e facilitará consultas futuras e a operação como um todo.
4. Contrato de locação digital
Depois da aprovação e da definição da garantia, a elaboração do contrato não deve criar um novo gargalo.
Uma locação realmente eficiente deve contar com estes itens relacionados ao contrato:
- Modelo contratual padronizado
- Contrato gerado automaticamente, poupando tempo da equipe
- Assinatura eletrônica disponível, agilizando o processo
- Contrato gerado e assinado em até 3 horas
O Aluguel.Ai oferece todos os itens acima, impulsionando a eficiência da sua operação e liberando sua equipe para focar em atividades mais rentáveis.
5. Vistoria integrada ao processo
É essencial conduzir todas as vistorias necessárias da forma mais profissional possível. Afinal, eficiência também significa minimizar atritos futuros, pois estes também custam tempo e dinheiro.
Para não se tornar um ponto de atraso, ela deve estar prevista dentro do fluxo da locação, com responsáveis, prazos e procedimentos definidos.
Portanto, esta é a nossa checklist relacionada à vistoria:
- Vistoria de entrada antes da entrega das chaves
- Laudo de vistoria profissional, constando as condições do imóvel com todos os detalhes necessários
- Envio do laudo a todas as partes envolvidas
- Armazenamento do laudo em local de fácil disponibilidade
Lembrete: nossa plataforma Aluguel.Ai conta com laudos de vistoria automatizados e profissionais, sempre a fácil acesso da equipe da sua imobiliária!
6. Gestão financeira eficiente
Uma locação eficiente naturalmente exige uma gestão financeira eficiente, visto que esta etapa perdura enquanto durar a locação em si.
Esta é nossa checklist de gestão financeira eficiente:
- Processo de cobrança estruturado
- Datas de vencimento definidas
- Taxas e encargos devidamente cadastrados
- Uso de uma plataforma de gestão automatizada, como o Aluguel.Ai, para que o software faça toda a cobrança, repasse e gestão de inadimplência enquanto sua equipe foca em atividades mais rentáveis e estratégicas.
Conclusão
Ao longo deste artigo, vimos que uma locação eficiente começa, antes de tudo, com um processo eficiente.
Também vimos que, para ganhar agilidade de verdade, não basta apenas acelerar uma etapa isolada…
… E sim organizar e automatizar toda a jornada de locação, reduzindo tarefas manuais e impulsionando o faturamento.
Por fim, vimos que a tecnologia tem um papel importante nesse processo, e que o Aluguel.Ai é uma das principais ferramentas no mercado para tornar a gestão de locação mais eficiente.
Com nossa plataforma, você centraliza toda a gestão de locação em um único lugar, automatizando tarefas manuais repetitivas como a emissão de contratos com assinatura eletrônica, a gestão de todas as etapas da locação, a gestão de inadimplência e até serviços complementares como seguro incêndio e aplicativo de vistoria.
E não é só isso: como a AlugaMais é o único Hub Imobiliário completo, oferecemos soluções imobiliárias complementares à nossa esteira digital, aliando tecnologia, produtividade e rentabilidade.
Por exemplo, também oferecemos nossa garantia locatícia exclusiva, o SAMA, que mencionamos mais cedo neste artigo. Além de substituir modalidades tradicionais de garantia, também conta com análise antifraude com auxílio de IA, aprovação rápida, cobertura de danos, repasses automatizados (split de pagamento) e mais.
Finalmente, convidamos sua imobiliária a conhecer nossa antecipação de recebíveis de aluguel por meio do Antecipa.Ai: com essa forma acessível de crédito, locadores podem adiantar até 12 meses. Tudo de forma rápida, digital, com as menores taxas do mercado e sem criar dívida.
Gostou desta checklist? Quer tornar sua gestão de locação mais eficiente? Então agende uma reunião conosco e saiba mais sobre as soluções da AlugaMais!
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